Mit der Einführung des Sprachcomputers von EIKONA Avisierung Anfang des Jahres schließt die System Alliance eine hartnäckige Datenlücke. Zusätzlich zur Avisierung per SMS oder E-Mail können Endempfänger so auch dann automatisch kontaktiert werden, wenn nur eine Festnetznummer bei der Buchung hinterlegt wurde.
Indem wir den Automatisierungsgrad bei der Avisierung erhöhen, entlasten wir Mitarbeitende im Netzwerk und schaffen die Voraussetzungen für eine effizientere Hallennutzung. Die Endempfänger profitieren von der zuverlässigen Lieferung zum Wunschtermin und dem schnelleren Warenumschlag. Prozesssicherheit und Servicequalität werden weiter gesteigert.
Bei Anruf Termin
Noch immer geben Endempfänger bei knapp einem Viertel aller avisierten Sendungen nur eine Festnetznummer an. Gerade hinsichtlich des wachsenden Privatkundengeschäfts sorgt das für erheblichen Mehraufwand im Speditionsalltag und Verzögerungen beim Umschlag. Denn während das Avis per SMS oder E-Mail über die zentrale Auftrags-Management-Lösung (zAML) im System Alliance-Netzwerk bereits vollautomatisiert abläuft, mussten Festnetzanrufe noch manuell getätigt werden. Ein zeitintensiver und damit kostspieliger Prozess. Dabei ist die Terminabstimmung eine notwendige Voraussetzung für den schnellen Umschlag und die erfolgreiche Lieferung.
Durch die Erweiterung der zAML mit dem Sprachcomputer aus dem EIKONA-Modul Avisierung konnten wir diese Datenlücke nun schließen. Wurde eine Festnetznummer vom Endempfänger hinterlegt, muss der Spediteur nur die Option zur automatischen Avisierung per Anruf auswählen. Daraufhin kontaktiert der Sprachcomputer den Kunden telefonisch und nennt zunächst Spedition und Sendung. Dann werden mögliche Zeitfenster für die Lieferung gelistet, die von unseren Netzwerkpartnern über zAML gepflegt werden. Der Endempfänger kann einen der Termine bestätigen oder alternativ um Rückruf bitten, sollte beispielsweise keiner der Vorschläge passend sein. Legt ein Kunde auf, ohne eine der Optionen auszuwählen, informiert das System den zuständigen Spediteur. Bis zu vier Anrufversuche zu unterschiedlichen Tageszeiten werden so automatisch gestartet, um die größtmögliche Antwortquote zu erzielen.
Telefonische Avisierung auf Knopfdruck
Fünf Wochen lang haben wir die Anrufe von EIKONA Avisierung unter echten Bedingungen im Speditionsalltag getestet, bevor wir die Lösung Anfang des Jahres allen Partnern im Netzwerk zugänglich machten. Bei über 70 Prozent aller Sendungen im Netzwerk wird nun ein automatisches Avis ausgelöst, Tendenz steigend. Das Feedback ist dabei durchgängig positiv: Regionalbetriebe, die EIKONA Avisierung mit der Anruffunktion bereits einsetzen, konnten die Anzahl ihrer manuellen Avisierungsversuche mindestens halbieren. Vor allem die Zeitersparnis für die Mitarbeitenden wird als Vorteil genannt. Zusätzlich ermöglicht die schnellere Terminvereinbarung auch eine bessere Stellflächenverwaltung und Entlastung der Umschlagflächen. Sendungen können idealerweise durchproduziert und besonders kleine Hallen effizienter eingesetzt werden.